Gugus Kendali Mutu di UMKM

Continuous Improvement QCC (Quality Control Circle) atau dikenal dengan istilah GKM (Gusgus Kendali Mutu) adalah suatu sistem atau metoda yang digunakan untuk melakukan perbaikan kecil namun terus menerus (continuous improvement) yang melibatkan seluruh aset yang terkait dengan obyek yang menjadi sasaran perbaikan terutama SDM (Sumber Daya Manusia). Aktifitas ini umumnya dilakukan untuk memperbaiki proses kerja dan hasil kerja dari suatu sistem bisnis atau industri. Konsep perbaikan terus menerus ini di Jepang disebut dengan Kaizen, secara prinsip adalah dilakukannya perbaikan walau sekecil apapun yang terpenting konsistesinya, terus menerus dan berpegangan pada siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action). Ketika suatu perbaikan telah selesai dilaksanakan satu siklus maka kemudian ditentukan standard untuk menghindari terjadinya kesalahan serupa dimasa yang akan datang, dan perbaikan selanjutnya kembali memutar siklus dengan titik tolak standard baru. Definisi Gugus Kendali Mutu adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri 3 - 8 orang dari unit kerja yang sama dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

Perbaikan terus menerus (continuous improvement) bertujuan untuk peningkatan efisiensi, produktivitas dan mutu produksi, dalam rangka meningkatkan daya-saing produk atau jasa yang dihasilkan yang pada akhirnya menuju ke pendapatan, keuntungan, serta kesejahteraan semuanya. Selain itu metoda ini cukup sistematis, praktis, efisien, dan mudah dipahami oleh tenaga kerja level bawah sehingga relatif dapat diterima dan dalam penerapannya akan diawasi serta dikendalikan bersama sama. Metoda ini dikembangkan oleh Kaoru Ishikawsa (Jepang) dari konsep Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) yang merupakan ide dari Dr JM Juran seorang ahli Quality Control dari Amerika. Karena keberhasilannya di Jepang yang dapat meningkatkan perkembangan bisnis serta industrinya, maka metoda ini kemudian diterapkan di Indonesia.

Pertumbuhan ekonomi sangat tergantung pada sektor manufaktur dan UMKM. Untuk bersaing dengan negara-negara lain, kita harus dapat menghasilkan produk-produk bermutu dengan harga yang cukup bersaing baik untuk pasar dalam negeri maupun pasar internasional. Mutu produk kita harus lebih baik atau minimal sama dengan para pesaing kita baik internal maupun internasional. Maka sangatlah tepat apabila Continuous Improvement GKM diterapkan pada UMKM terutama sektor manufaktur dan yang berorientasi ekspor.

Untuk meningkatkan daya saing Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) baik itu dalam hal produktifitas, kualitas, maupun on time delivery maka metoda Continuous Improvement QCC sangat tepat untuk diaplikasikan pada bisnis UMKM. Penerapan metoda ini di UMKM akan menjadi seperti pedang yang memiliki dua mata/ sisi tajam, karena di sisi yang lainnya akan memiliki manfaat melatih, membangun budaya, disiplin, dan meningkatkan pengetahuan serta keterampilan SDM dalam kepemimpinan serta upaya upaya perbaikan proses dan hasil kerja. Sehubungan dengan keterlibatan semua pihak dalam aktifitas perbaikan, maka secara tidak langsung dan mungkin tidak disadari akan terbina hubungan serta komunikasi diantara sesama yang pada gilirannya akan terbangun suatu teamwork yang solid. Pada aplikasinya metode ini akan menggunakan data (berbasis data), sehingga semua akan mendapat pembelajaran tentang pentingnya data, pencatatan data, penyimpanan data, serta pengolahan data.

Berikut ini adalah langkah atau tahapan PDCA (Plan Do Check Action) dalam menjalankan aktifitas Continuous Improment Gugus Kendali Mutu :

1. Identifikasi Masalah
1.1. Data-Checksheet
1.2. Stratifikasi
1.3. Prioritas-Pareto Diagram

2. Analisa Penyebab
2.1. Brainstorming
2.2. Diagram Ishikawa (tulang Ikan)
2.3. Calon Penyebab Dominan

3. Penyebab Dominan
3.1. Penyebab Dominan
3.2. Uji dan Hipotesa
3.3. Korelasi Sebab-Akibat

4. Perencanaan Perbaikan
4.1. Rencana Perbaikan
4.2. Target

5. Pelaksanaan Perbaikam
5..1.Perbaikan - 5W+1H
5.2. Pencatatan Aktifitas Perbaikan.

6. Hasil - QCDSME
6.1. Quality
6.2. Cost
6.3. Delivery
6.4. Safety
6.4. Morale
6.5. Environment

7. Standarisasi
7.1. Standar Prosedur
7.2. Standar Hasil

8. Masalah Berikutnya
8.1. Data - Checksheet
8.2. Prioritas - Pareto

Seluruh tahapan aktifitas dalam Gugus Kendali Mutu (GKM) tersebut diatas dikenal dengan istilah “Delapan Langkah dan Tujuh Alat” atau “8 Steps & 7 Tools”. Ketujuh alat yang digunakan adalah alat untuk pengolahan data atau alat statistik; yaitu : Checksheet, Stratifikasi, Histogram, Diagram Pareto, Diagram Sebab Akibat (Tulang Ikan), Diagram Pencar (Scatter Diagram), dan Grafik atau Bagan Pengendalian Mutu.